Kurz gesagt

  • KYC-Daten werden wegen gesetzlicher Pflichten verarbeitet, Marketingdaten meist auf einer anderen Rechtsgrundlage.
  • Dokumentieren Sie Zweck und Frist je Datenart statt alles pauschal aufzubewahren.
  • Beschränken Sie Zugriffe, verschlüsseln Sie Exporte und testen Sie die sichere Löschung.

Edelmetallhandel bedeutet Identifizierungspflicht, hohe Bargeldbeträge und einen Kundenstamm, der Diskretion erwartet. Genau diese Kombination macht Datenschutz hier zur Kernaufgabe statt zum Zusatzformular. Und die Identifizierungspflicht ist kein Freibrief, alles für immer aufzuheben.

Zwei Datenwelten sauber trennen

KYC-Daten entstehen wegen gesetzlicher Pflichten und werden nur dafür und so lange verarbeitet, wie die Präventionspflicht braucht. Marketingdaten, Newsletter und Treuekarten leben auf einer anderen Rechtsgrundlage mit anderen Fristen. Wer beides in einer Ablage vermischt, hat bei jeder Auskunftsanfrage Kleinkrieg vorprogrammiert.

Aufbewahrung mit Frist statt Gefühl

Dokumentieren Sie je Datenart Zweck, Frist und Löschweg. Compliance-Akten brauchen längere Fristen als Handelskorrespondenz. Was abgelaufen ist, wird gelöscht, nicht mit „wird wahrscheinlich noch gebraucht“ quittiert.

Zugriffe auf Kundendaten bleiben bei den Mitarbeitenden, die den Verkauf tatsächlich betreuen. Exporte werden verschlüsselt oder vermieden.

Videoüberwachung und Zahlverkehr

Kameraflächen beschränken sich auf den eigenen Bereich und werden beschildert. Der Bezahlterminal gehört in dieselbe Betrachtung wie der Kassencomputer: Updates, Zugriffskontrolle, Protokoll.

Zahlverkehr und Kasse

Bargeldannahme, Wechselgeld und Tagesabschluss folgen dokumentierten Schritten, und die Kasse ist ein System mit Protokoll, kein Nachfolgemodell einer Papierliste. Abweichungen werden am selben Tag geklärt.

Konkrete nächste Schritte

  1. Datenarten mit Zweck und Frist listen.
  2. KYC und Marketing getrennt aufbewahren.
  3. Zugriffe auf Verkaufspersonal begrenzen.
  4. Kameras beschildern und Bereiche begrenzen.
  5. Löschprozess mit Nachweis einführen.

vetosec ordnet Systeme, Zugriffe und Ablagen technisch. Auskünfte zum Geldwäschegesetz und zur Gewerbeberechtigung sind Sache der Kanzlei.

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